解決企業郵件管理、協同運作、異地備援、安全控管的挑戰

服務內容

三井國際利用Angroup Technogy Exchange資訊委外服務建立跨國協同訊息中心及知識管理平台

三井國際在IT上的架構及需求

　　三井國際資訊處的組織功能分為三大部分，第一部份為CNS (Computer Network Service) 網路服務，包含LAN ，WAN之Infrastructure，辦公室自動化及Help-desk。第二部份為Business Application (商業應用)，涵括ERP及商業應用軟體，第三部份為e-Commerce，負責對外的電腦化整合，透過EDI，Web service與客戶端及上中下游供應商聯繫及整合
　　目前資訊處約有五人，負責台灣與海外兩個駐點CNS的建置，從台北總部單位及資訊處，先著手導入Exchange 2003 Enterprise Sever，再擴大設置台中及高雄其他駐點。
　　因此，在不需擴充人力及額外培訓下，短期內建立機動且完整的資訊作業環境。

採用資訊委外服務最重要的考量關鍵

三井國際在導入Exchange2003 訊息交換/協同作業平臺之前，是採用Exchange 5.5 ，幾經評估，最後決定採用Angroup Exchange outsouring的服務，主要有以下幾點：

使用效益：完整的規劃及管理功能大幅節省人力的資源

　　 在導入Exchange2003 Web-based 訊息交換平台進行之初，透過Angroup Exchange outsouring專業技術顧問的協助，將三井國際資訊相關人才組成精英團隊，每隊隊長接受產品使用訓練及簡易問題解說。之後以種子部隊方式，內訓全體同仁。同時間了解如何利用Angroup Exchange outsouring的服務來節省公司的資源。
　　 不過，任何企業變換另一個系統時，總難免會碰到一些問題，三井國際唯一碰到的困擾是，當初在Exchange 5.5時，內部的使用者可能會以外掛的方式，來處理電子郵件或資訊的群組，在轉換到Exchange2003時，新的系統沒有先前建置的群組，導致作業上的一些不方便。
　　 過去Exchange 5.5 的資訊平台上，所需面對的是Mail管理，如外面傳進一個很大的檔案，可能一下就讓硬碟滿了，Mail系統可能因而停擺。現在使用Exchange2003 Enterprise Sever，檔案最大可有16G，大大解除檔案過大帶來的困境。並且，現在利用這個訊息平臺，可以與任何Microsoft Office 的 OA工具整合，大大提昇辦公室自動化效益。

資訊系統委外的成功關鍵

　　 三井國際導入Exchange2003 Sever之後，就以功能檔案夾來分門別類處理，再以功能部門及專案作總匯。舉例來說，進行預算編列時，只要打開專有的功能檔案夾，打開檔案執行之後，即可馬上回報給相關主管。
　　 又如，舉行產銷會議時，在開會之前，可先使用Microsoft Office之簡報軟體，將開會的內容製成簡報，透過相當簡化的匯出管理，放在Exchange Sever上，如此一來，會議簡報作跨部門間之溝通，就更容易了。
　　 三井國際在Exchange Sever的公用資料夾(Public Folder)裡，建立一個會議室的管理機制，將各會議室列入編號管理，成員可以在Public Folder上發送會議邀請，顯示地點，參加人，經由Confirm程序後，受邀的人員還可以在他們的行事曆上標示會議時間 ，如此一來，會議程序變得簡單又透明。

三井國際對 Exchange 委外服務的未來規劃

　　 三井國際計劃未來在UniSVRAngroup Exchange outsouringExchange2003委外的服務上，作e-Form的應用，發揮跨組之間文件稽核及彈性的工作流程。並陸續導入跨區域進銷存、財會系統、線上差勤系統、e-Mail Marketing、線上公文傳送等。
　　 綜觀而言，三井國際在導入Angroup Exchange outsouring Web-based訊息平臺後，全球各地訊息交換結構上管理問題，都迎刃而解，全公司可以集中在總部管理，也可以隨時隨地作即時的訊息溝通。
　　 目前，在辦公室自動化方面，無論是會議簡報，會議管理或確認行程等，UniSVRAngroup Exchange outsouringExchange委外服務都發揮了高效率的運作模式。而Exchange的Workflow及AP的開發平臺，也讓三井國際可將Exchange當作Backbone (骨幹)來流通表單及作業流程，形成一個脈絡分明的企業協同運作模式。
　　 從三井國際實際運作可以清楚看出，三井國際已將IT科技視為策略規劃一環，什麼時候導入Exchange資訊委外服務，什麼時候導入ERP，及發展e-Commerce都已循序漸進地推動。
　　 數位資訊系統就同公司的神經系統，三井國際積極擅用ASP軟體即服務的機制，選用到最好的IT工具，不需要承擔浩大的Infrastructure建置與維護成本. 即可展現出企業高度的活力，反應力及競爭力。